Munjevit napredak modernih tehnologija poslednjih godina stvara preduslove za obavljanje sve većeg obima delatnosti na daljinu i mnoge kompanije gotovo gube potrebu za tradicionalnom kancelarijom. S druge strane, globalna pandemija koja je izmenila svakodnevicu i prioritete, naročito na planu društvenih kontakata, u jednom trenutku je premestila mnoge kancelarije u okvire domova zaposlenih, a u cilju praktikovanja socijalne distance i borbe protiv zaraze. Nezavisno od toga da li ste u situaciji da organizujete svoj radni prostor kod kuće zbog toga što takav princip rada smatrate najadekvatnijim za oblast vašeg poslovanja ili ste premestili svoju kancelariju u svoj dom zbog globalne zdravstvene krize, važno je da organizacijom svoje kancelarije podržite svoju efikasnost pri obavljanju vaših radnih zadataka. U tekstu koji sledi vam stoga nudimo nekoliko saveta za opremanje svoje kućne kancelarije.
Izdvojen kutak za rad
Kada ogranizujete kancelariju kod kuće, imajte na umu da je vrlo važno odabrati prostor koji će u toku vašeg radnog vremena služiti isključivo ovoj svrsi. Iako je komfor koji podrazumeva rad od kuće mahom i u tome što nekim danima možete da radite i iz kreveta, potrudite se da ovo ne bude praksa. Ovakav vid komfora ne ide u prilog vašoj produktivnosti, te je vrlo važno da odredite konkretnu prostoriju ili kutak koji ćete nazvati svojom kancelarijom i čije ćete elemente podrediti što efikasnijem obavljanju svojih radnih procesa. Idealan scenario podrazumeva da ovaj prostor bude u određenoj meri izolovan od ostalih dešavanja u vašem domu, naročito ukoliko ne živite sami, ne biste li mogli da postignete nivo koncentracije neophodan za plodotvoran rad.
Kancelarijska oprema
Ključna stavka pri opremanju svake kancelarije je, prirodno, neophodna kancelarijska oprema. Ovde je pre svega u pitanju potrošni kancelarijski materijal, kao što je papir za štampanje, toneri, olovke, spajalice, fascikle i slično. U zavisnosti od delatnosti kojom se bavite, potrudite se da sve potrebne komade kancelarijske opreme imate u zalihama, budući da nedostatak pojedinih artikala može otežati obavljanje radnih zadataka ili zaustaviti neki od radnih procesa. Pored portrošne opreme, važno je da imate računar i računarsku periferiju koja će neometano služiti svojoj svrsi, te i sve dodatne aparate koji mogu biti porebni, ukoliko delatnost kojom se bavite ima neke specifične zahteve u ovom domenu. Svoju kućnu kancelariju, stoga, opremite poput one koja bi se nalazila u okviru firme u kojoj radite, te načinite spisak kancelarijske opreme koju svakodnevno koristite i rasporedite je u svom radnom prostoru tako da vam bude lako dostupna i da, naravno, uvek znate gde se nalazi, što je u vezi sa funkcionalnošću kancelarije.
Funkcionalnost prostora
Prostor u kojem radite ne mora biti prostran da bi bio funkcionalan, šta više. Kada govorimo o kućnoj kancelariji, ovo će biti prostorija ili kutak u okviru vašeg doma u kojem ćete boraviti mahom sami, te je čak i poželjno da elementi ovog prostora ne budu previše međusobno udaljeni i da vam budu blizu pri radu. Sto adekvatne visine i stolica koja je usklađena sa radnom površinom, te i podržava pravilno držanje tela, bi trebalo da budu tako pozicionirani da iz ovog položaja možete da koristite računarsku i ostalu kancelarijsku opremu bez dodatnih prilagođavanja. Ukoliko želte da doprinesete dobroj organizaciji svog radnog prostora dodatnim elementima, pobrinite se da komadi nameštaja poput table ili panoa budu tako postavljeni da se nalaze u vašem vidokrugu u toku rada, a sto postavite u blizini izvora prirodne svetlosti, dakle pored prozora u položaju koji će najviše ići u prilog osvetljenosti radne površine.
Osvetljenje i dekoracija
Iako se dekoracija čini kao trivijalna stavka prilikom organizacije i opremanja radnog prostora, ona može u velikoj meri podržati vašu produktivnost, odnosno može joj naštetiti ukoliko je neadekvatna. Savet je da težite minimalizmu, odnosno da elementi dekoracije prostora ne budu distrakcija pri radu, ali da postoje u smislu da čine vaš radni prostor prijatnim za boravak u njemu. U ovome će vam u najvećoj meri pomoći zelenilo, budući da biljke pored svoje dekorativne uloge pružaju doprinos u vidu kiseonika, čime nesumnjivo doprinose i efikasnosti. Osvetljenje, koje smo ranije pomenuli, je najbolje ukoliko je prirodno, ali to nije uvek moguće u dovoljnoj meri. Ukoliko vaš radni prostor ne raspolaže sa dovoljno izvora prirodne svetlosti, potrudite se da to nadomestite veštačkim izvorima. U ovom slučaju je savet da veštački izvori svetlosti podražavaju prirodne, odnosno da se pobrinete da svetlost dolazi odozgo.
Organizacija kancelarije kod kuće je veoma zahtevan zadatak, budući da je potrebno pronaći ravnotežu između udobnosti doma i izvesne formalnosti koja je karakteristična za tradicionalni radni prostor, a koja ide u prilog fokusiranju na radne procese. Potrudite se da, pre no što prionete na obavljanje poslovnih zadataka od kuće, adekvatno opremite svoj kutak za rad i prilagodite ga svim etapama svog radnog dana i zahtevima koje vaša konkretna oblast rada podrazumeva. Želimo vam srećan rad!
